2025-03-10 - L’apostille est une formalité destinée à attester de la véracité de la signature et de la qualité de l’auteur du document concerné et, le cas échéant, l’identité du sceau ou du timbre dont cet acte est revêtu. L'apostille donne lieu à l'apposition d'un cachet.

Qu’est-ce que l’apostille et la légalisation ?

L’apostille et la légalisation sont des démarches de certification de la signature ou du sceau d’un document délivré par une autorité publique – comme un acte de naissance par exemple. Si cette démarche n’est pas exigée lors de la présentation d’un document en France, elle est en revanche obligatoire lorsque ce document doit être présenté à l’étranger. Si, par exemple, un citoyen français veut créer une entreprise ou acheter un bien à l’étranger, les documents officiels qui lui seront éventuellement demandés (acte de naissance, extrait de casier judiciaire, procès-verbal, diplôme, acte notarié, etc.) doivent être assortis d’un cachet officiel attestant la signature, le sceau ou le timbre de ce document, ainsi que la qualité en laquelle le signataire a agi. 

La différence entre la procédure d’apostille et celle de légalisation tient aux pays dans lesquels le document doit être présenté. S’il s’agit d’un pays signataire de la convention de La Haye du 5 octobre 1961, la formalité requise est l’apostille. Dans le cas contraire, c’est la légalisation, sauf pour les États ayant signé une convention les dispensant de cette procédure. Rappelons enfin que pour les pays membres de l’Union européenne, certains documents sont dispensés d’authentification : notamment tous les documents liés à l’état civil (naissance, décès, mariage, pacs, etc.).

Réforme

Une réforme majeure des procédures d'apostille et de légalisation des actes publics va entrer en vigueur en 2025. Cette réforme, issue de la loi du 23 mars 2019, vise à moderniser et simplifier ces démarches essentielles pour l'authentification des documents officiels destinés à être utilisés à l'étranger. Cette réforme transfère la compétence de délivrance des apostilles et des légalisations des autorités judiciaires et du ministère des Affaires étrangères aux notaires. L'objectif est de moderniser et de simplifier ces procédures, notamment en les adaptant aux actes électroniques. 

Nouvelles procédures

Transfert de compétence aux notaires

À partir du 1er mai 2025, les notaires seront chargés de délivrer les apostilles, remplaçant ainsi les parquets généraux des cours d'appel. Pour les légalisations, ce transfert prendra effet le 1er septembre 2025.

 

Dématérialisation

La réforme prévoit également la création d'une base de données nationale dématérialisée des signatures des autorités publiques. Cette base permettra aux notaires de vérifier rapidement et de manière sécurisée l'authenticité des signatures.

Concrètement, il a été créé une base de données nationale de signatures publiques, que les notaires pourront consulter directement pour vérifier si la signature figurant sur un document est conforme ainsi que la qualité du signataire (maire, officier d’état civil, etc.). 

Un élément essentiel de cette réforme est donc l'alimentation de cette base, par les communes elles-mêmes, dans des conditions sécurisées. 

Délais et actions à entreprendre par les communes

Pour assurer le bon fonctionnement de cette réforme, les communes jouent un rôle essentiel.

Deux étapes sont à mettre en œuvre :

En premier lieu, elles doivent désigner des référents (au moins un, le maire ou un agent, et plusieurs dans les communes de taille importante), avant le 15 mars 2025, en transmettant diverses informations au Conseil supérieur du notariat. 

Le décret ne donne pas davantage de précision sur la qualité du référent.

Les informations à transmettre au Conseil supérieur du notariat comprennent :

  • Le nom, le numéro INSEE et l'adresse postale de la commune.
  • Le prénom et le nom du ou des référents désignés, avec leur adresse mail officielle.
  • Une indication si la commune compte plus de 3 500 habitants.

Ces informations doivent être envoyées à l'adresse suivante : apostille [point] mairieatnotaires [point] fr (apostille[dot]mairie[at]notaires[dot]fr).

Cette adresse peut également être utilisée pour poser toute question portant sur la réforme. 

Concernant la désignation, elle relève des prérogatives du maire. Si aucun formalisme n’est imposé, un arrêté permet néanmoins de sécuriser juridiquement cette désignation. A noter, que le maire peut se désigner lui-même par arrêté.

Par la suite, une « note »  sera envoyée aux communes pour leur expliquer les modalités pratiques du versement des signatures sur le portail national du Conseil national du notariat. 

En second lieu, les référents devront alimenter la base de données, en y versant les signatures et qualités des élus et des agents concernés. 

Les droits pour se connecter au Portail seront ouverts aux seuls référents, qui pourront ensuite déléguer leurs droits pour renseigner la base à un subdélégué, aux élus habilités ou aux agents publics signataires eux-mêmes pour qu’ils renseignent leur propre signature et sceau.

Une instruction sera envoyée aux communes pour expliquer les modalités pratiques du versement des signatures sur le portail national

Les informations enregistrées dans la base de données sont mises à jour par les autorités publiques dans un délai de dix jours ouvrés à compter de la prise de fonctions du signataire, de la modification ou de la cessation de ses fonctions.

Les notaires, saisis d’un acte comportant une signature ne se trouvant pas dans la base de données, pourront contacter les référents. 

 

 

 

Points importants à retenir

  • La réforme entrera en vigueur le 1er mai 2025 pour les apostilles et le 1er septembre 2025 pour les légalisations.
  • Les communes jouent un rôle crucial dans la mise en place de cette réforme en fournissant les informations nécessaires pour la base de données nationale.
  • Cette modernisation vise à simplifier et sécuriser la circulation des actes publics dans les échanges internationaux.